Pourquoi gérer la prospection téléphonique sur Excel n'est pas une bonne idée

Même si votre fichier est partagé sur le réseau informatique de l'entreprise, chaque personne devra attendre que les informations soient actualisées (enregistrées) par les autres utilisateurs qui travaille sur le fichier.

Vous appelez un contact qui a déjà été appelé par un de vos collègues quelques minutes avant vous.

Aucun verrou, aucune visibilité immédiate sur le travail effectué.
Pas de fiabilité de l'information.

Cet aspect est certainement le plus important car contre-productif, vous risquez d'agacer vos contacts et de perdre des clients potentiels.

Pour éviter les problèmes cités juste avant, vous pouvez séparer vos fichiers de contacts en plusieurs parties pour les attribuer à chaque téléprospecteur.

Chaque personne va travailler à sa façon, les commentaires et informations notés pendant les appels ne seront pas homogènes (et probablement pas fiables) et il sera long et compliqué d'analyser de manière globale les résultats du travail effectué par l'équipe de prospection téléphonique.

Avec Excel, il est impossible de générer des appels sortants ou de recevoir des appels entrants; et si vous avez besoin d'envoyer ou de recevoir des mails, il faudra alors utiliser un autre logiciel.

Les flux d'informations sont complètement séparés, aucune centralisation.

Chaque téléprospecteur qui travaille sur le fichier Excel note les informations à sa façon et de manière anonyme. Impossible de savoir qui a déjà appelé le contact et quelle a été l'issue de l'appel.

Selon le type de contact que vous devez appeler, cela implique d'avoir de nombreuses informations et donc une multiplication de colonnes, ce qui cause par conséquent des difficultés de lecture.

Il faudra jouer sans cesse avec les filtres pour afficher l'information voulue.
Obtenir vos informations va vous faire perdre beaucoup de temps.

Il est toujours possible d'ajouter un accès au fichier par mot de passe mais il est impossible de savoir ce que devient ce mot de passe une fois communiqué à l'utilisateur.

Enfin, en cas de problèmes techniques sur l'ordinateur de l'utilisateur ou sur le réseau de l'entreprise, il n'y a pas forcément de sauvegarde des données et les informations peuvent être perdues de manière définitive.

Si vous pensez avoir une vision globale et un pilotage efficace grâce à Excel, je préfère vous le dire, ça va être compliqué.

Vous ne saurez pas combien d'appels ont été réalisés pour chaque contact.
Vous ne saurez pas combien de contacts peuvent encore être exploités.
Vous ne saurez pas quels sont les téléprospecteurs les plus efficaces.
...

Excel peut être une solution satisfaisante quand on commence à faire de la prospection téléphonique avec 1 voire 2 personnes.

A partir du moment où vous avez une équipe de plus de 2 téléprospecteurs, Excel n'est plus du tout adapté pour gérer ce type d'activité.

Il est préférable de se tourner vers des logiciels qui permettent de gérer simplement et efficacement une activité de prospection téléphonique.

Pour plus d'informations, contacter le service d’assistance.