L'automatisation du support client avec l’outil de ticketing web2contact

L'un des avantages majeurs de notre outil de ticketing est sa capacité à créer automatiquement des tickets à partir des e-mails reçus. Au lieu de devoir saisir manuellement les détails de chaque demande, l'outil génère un ticket. Cela réduit considérablement la charge de travail administrative de votre équipe de support.

Chaque demande est enregistrée sous la forme d'un ticket. Cela permet à votre équipe de support de suivre chaque demande de manière systématique, évitant ainsi les oublis ou les doublons.
 

La première étape pour une gestion efficace des tickets est de créer des campagnes de tickets claires afin de dispatcher vos tickets selon des catégories. Définissez des catégories spécifiques pour les types de demandes les plus courants, tels que le support technique, les questions générales, les retours, etc. Une catégorisation cohérente facilite la recherche et la gestion des tickets, ainsi que la génération de rapports précis sur les types de demandes les plus fréquents.
 

L'automatisation joue un rôle essentiel dans l'attribution des tickets aux membres appropriés de votre équipe de support. En fonction de critères préétablis, notre outil de ticketing assigne automatiquement les tickets aux agents les mieux qualifiés pour les résoudre. Cela garantit que chaque demande est traitée par la personne la plus compétente, ce qui accélère la résolution des problèmes.
 

Notre outil de ticketing facilite la collaboration entre les équipes au sein de votre organisation. Les demandes des clients peuvent souvent nécessiter l'implication de plusieurs départements, tels que le support technique, le service commercial ou le service logistique. Notre outil de ticketing permet de partager facilement des informations entre ces équipes, d'assigner des responsabilités et de suivre la progression des demandes. Cela garantit une réponse rapide et cohérente aux clients.
 

Les demandes de support client contiennent souvent des questions fréquemment posées. Avec notre outil de ticketing, vous configurez des réponses automatiques pour ces questions courantes et ainsi réduisez le temps d'attente pour le client.  Vous libérez du temps pour votre équipe support, ce qui lui permet de se concentrer sur des cas plus complexes.
 

Les SLA sont des accords de niveau de service qui définissent les délais dans lesquels les demandes de support doivent être traitées. Notre outil permet de surveiller les délais en générant des alertes en cas de dépassement. Cela garantit que votre équipe de support respecte les engagements contractuels envers les clients, ce qui renforce la confiance et la satisfaction de ces derniers.
 

Les différents statuts de  ticket vous aident à suivre l'évolution de chaque demande, de son ouverture à sa résolution. 
Vous avez un premier visuel sur l’état d’avancement des tickets par campagne : les tickets à traiter, les tickets en attente et les tickets clos.
Lors du traitement des tickets, 3 états principaux sont possibles : "En cours de résolution",  "En attente" et "Clos". Un suivi précis des états permet à votre équipe de savoir où en est chaque ticket à tout moment et garantit une communication claire avec les clients sur l'état de leurs demandes.
 

L'historique des interactions client stocké dans le système de ticketing permet à votre équipe de support de suivre toutes les interactions passées avec un client. Cela signifie que les agents peuvent avoir une vision complète de l'historique du client à chaque interaction, ce qui évite la répétition de questions ou de problèmes déjà résolus. Cela montre également au client que vous êtes attentif à son expérience et que vous tenez compte de son temps.
 

Un système de ticketing peut être utilisé pour recueillir activement les commentaires des clients à la fin de chaque interaction. Ces commentaires peuvent être utilisés pour évaluer la qualité du service, mais aussi pour comprendre les préférences individuelles des clients et les domaines où des améliorations sont nécessaires.
 

L'automatisation du support client fournit également une mine de données précieuses. Le ticketing web2contact enregistre chaque interaction avec les clients, ce qui permet de générer des rapports et des analyses détaillés sur les performances de votre équipe de support. Vous identifiez les tendances, les problèmes récurrents et les domaines où des améliorations sont nécessaires. Cette information est essentielle pour optimiser continuellement votre service client.

Un bon outil de ticketing offre des fonctionnalités de reporting avancées. Vous pouvez suivre les métriques clés telles que le temps de réponse moyen, le temps de résolution, le nombre de tickets résolus, et bien plus encore. Ces données vous permettent d'évaluer les performances de votre équipe de support et d'identifier les domaines qui nécessitent des améliorations. L'optimisation continue de vos processus de support client devient ainsi une réalité.

L'automatisation du support client grâce à notre outil de ticketing est un moyen puissant d'améliorer l'efficacité de votre service tout en offrant une expérience client exceptionnelle. En libérant votre équipe des tâches administratives fastidieuses, en accélérant la résolution des problèmes, et en fournissant des données précieuses pour l'optimisation, l'automatisation devient un atout incontournable dans le monde du support client. Si vous cherchez à améliorer votre service client tout en gagnant du temps et en réduisant les erreurs humaines, envisagez sérieusement d'investir dans notre outil de ticketing automatisé.